บทที่ 1 การจัดการข้อมูลสารสนเทศ

  หน่วยการเรียนรู้ที่ 1

การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

1. การรวบรวมข้อมูล

          ข้อมูล (Data) คือข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้งในอดีตและปัจจุบัน ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูล

ตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียง หรือสัญลักษณ์ต่างๆ ซึ่งเมื่อได้รับข้อมูลมาแล้จะต้องมีการรวบรวมข้อมูลเพื่อไห้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง เหมาะสม และมีความน่าเชื่อถือ

การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศดังนั้น ผู้ใช้งานข้อมูลจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูลตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล โดยเมื่อพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มาสามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ

1.1 ข้อมูลปฐมภูมิ

ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บรวบรวมตัวอย่างด้วยตนเอง ทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด เพราะสามารถควบคุมลักษณะการเก็บข้อมูลและรายละเอียดอื่น ๆ ได้ตามที่ต้องการ ในการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เวลา และกำลังคนมากกว่าการรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิ โดยการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ สามารถทำได้ ดังนี้

1. การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล เป็นการสื่อสารต่อหน้า (Face-to-Face) และเป็นการสื่อสารแบบสองทาง (Two-way Conversation) ระหว่างผู้สัมภาษณ์กับผู้ตอบคำถามซึ่งเป็นผู้ให้ข้อมูลโดยที่ผู้สัมภาษณ์จะเป็นผู้ถามคำถามและควบคุมรูปแบบของการสัมภาษณ์ ซึ่งโดยปกติผู้ตอบมักไม่ให้ความสนใจในการตอบ หากรู้สึกว่าตนเองไม่ได้ประโยชน์อะไรจากการให้ความร่วมมือในการสัมภาษณ์นั้น ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์ที่ต้องสร้างบรรยากาศและกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกที่ดีในระหว่างการสัมภาษณ์ ถ้อยคำที่ใช้ วิธีการพูด บุคลิกการแต่งกาย และมารยาทที่แสดงออกของผู้สัมภาษณ์ ล้วนมีส่วนสำคัญกับคำตอบที่จะได้รับ วิธีการนี้ถือเป็นวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ เพราะนอกจากคำตอบที่ได้รับแล้ว อาจจะสังเกตสิ่งอื่นๆ จากผู้ตอบได้อีกด้วย

2. การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสะดวกและง่ายต่อการเข้าถึงผู้ให้ข้อมูล ด้วยเหตุที่ผู้คนในสังคมปัจจุบันมีโทรศัพท์มือถือติดตัวอยู่ตลอดเวลาถึงแม้ในบางครั้งอาจเกิดปัญหาการติดต่อกับผู้ให้ข้อมูลไม่ได้ หรือได้รับการปฏิเสธจากผู้ให้ข้อมูล เนื่องจากไม่แน่ใจหรือไม่ไว้วางใจต่อผู้ที่โทรศัพท์เข้ามา ดังนั้น การใช้โทรศัพท์เพื่อรวบรวมข้อมูล จำเป็นที่จะต้องสร้างความไว้วางใจและความเชื่อถือกันเสียก่อน ซึ่งสามารถกระทำได้หลายวิธี เช่น การส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ขอความร่วมมือไปล่วงหน้า การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อต่างๆ เพื่อแนะนำตนเองและอธิบายวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์

ทั้งนี้ การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์มีข้อดีในเรื่องความสะดวกและรวดเร็ว แต่ก็มีข้อเสียคือ ระยะเวลาในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ถ้าใช้เวลาในการสัมภาษณ์นานเกินไป ผู้ให้ข้อมูลอาจจะตัดสายหรือวางสายเมื่อใดก็ได้ หรืออาจจะมีสายเรียกเข้ามาขัดจังหวะขณะการสัมภาษณ์ซึ่งล้วนเป็นเหตุให้การสัมภาษณ์นั้นไม่สมบูรณ์และอาจทำให้ผู้ให้ข้อมูลเลือกปฏิเสธที่จะให้ข้อมูลในครั้งต่อไปได้

3. การใช้แบบสอบถาม เป็นการรวบรวมข้อมูลที่ผู้ตอบกรอกข้อมูลด้วยตนเองโดยถือเป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความนิยมเป็นที่แพร่หลายในปัจจุบัน ส่วนใหญ่การตอบแบบสอบถามแบบนี้จะประกอบไปด้วยคำถามจำนวนไม่มากหรือไม่ยาวเกินไป และคำตอบมักเป็นคำตอบที่ไม่ยาวเกินไปเช่นกัน ในบางคำถามมักมีคำตอบมาให้เลือก เพื่อความรวดเร็วและสะดวกในการตอบแบบสอบถามการใช้แบบสอบถามในการรวบรวมข้อมูล สามารถแบ่งรูปแบบของแบบสอบถามได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

1) แบบสอบถามแบบปลายเปิด (Open-ended Form) แบบสอบถามแบบนี้เป็นแบบสอบถามที่ไม่ได้กำหนดคำตอบไว้ ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเขียนคำตอบหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างอิสระด้วยคำพูดของตนเอง

2) แบบสอบถามแบบปลายปิด (Closed-ended Form) แบบสอบถามแบบนี้ประกอบด้วยข้อคำถามและตัวเลือกให้ผู้ตอบแบบสอบถามเลือกตอบ ซึ่งตัวเลือกนี้สร้างขึ้นโดยคาดว่า ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเลือกตอบได้ตามความต้องการและมีอย่างเพียงพอเหมาะสม แบบสอบถามแบบนี้สร้างยากและใช้เวลาในการสร้างมากกว่าแบบสอบถามแบบปลายเปิดแต่ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถตอบได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว

4. การสังเกต เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เป็นทางเลือกสุดท้ายในกรณีที่ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีอื่นได้ เช่น ข้อมูลพฤติกรรมของคนและของสัตว์ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นรอบตัว ทั้งการสังเกตพฤติกรรมลักษณะต่างๆ ของทั้งคน สัตว์ สิ่งของ ภาษาพูด ขนบธรรมเนียม วัฒนธรรม และการสังเกตที่ไม่ใช่พฤติกรม ซึ่งจะเป็นการศึกษาสถิติหรือประวัติต่างๆ ที่ผ่านมาในอดีต เช่น การวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน ระบบต่างๆ ที่ใช้ในกระบวนการทำงาน โดยวิธีการสังเกตสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 วิธี ดังนี้

1) การสังเกตโดยตรง ซึ่งผู้สังเกตจะเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์ แต่จะไม่มีการควบคุมหรือจัดการใด ๆ กับสถานการณ์ที่ต้องการสังเกต เพียงแต่สังเกตแล้วบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง บางครั้งอาจใช้การสอบถามเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น การสังเกตคุณภาพชีวิดของคนในสังคม สิ่งที่ต้องระวัง คือ ความลำเอียงของผู้สังเกต เพราะต้องเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์

2) การสังเกตแบบอ้อม เป็นการสังเกตแบบที่ผู้ถูกสังเกตจะไม่รู้ตัว แม้ว่าจะได้ข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ต้องคำนึงถึงเรื่องจริยธรรมด้วย

1.2 ข้อมูลทุติยภูมิ

ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้วโดยผู้อื่น การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้จะต้องตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลก่อน โดยดูว่าใครเป็นผู้รวบรวมไว้ มีวิธีการอย่างไร และข้อมูลมีข้อดีและข้อเสียอย่างไร เพื่อจะได้นำข้อมูลไปใช้และอ้างอิงได้อย่างมั่นใจโดยข้อมูลทุติยภูมีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้

ข้อดี	ข้อเสีย
สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่าย โดยไม่ ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง และเป็นการประหยัดงบประมาณอีกด้วย	ข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้ว อาจไม่ตรงตาม เป้าหมายที่ต้องการ อาจจะทำให้เสียเวลาใน การหาข้อมูลจากหลายแหล่ง

การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้เราไม่สามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลได้ เนื่องจากเราไม่สามารถทราบได้ว่า ผู้รวบรวมข้อมูลนั้นรวบรวมข้อมูลมาอย่างไร และใช้วิธีการใดจึงได้ข้อมูลมา ดังนั้น ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิควรมีการตรวจสอบ (Cross Checks) โดยเปรียบเทียบข้อมูลชนิดเดียวกันกับแหล่งข้อมูลอื่นด้วย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ ดังนี้

1. ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือภายในองค์กรของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลทางการเงิน โดยข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายในมีลักษณะเฉพาะตัว ผู้รวบรวมข้อมูลจะต้องรู้ว่าข้อมูลที่ต้องการเก็บอยู่ที่ใด และอยู่ในรูปแบบใด ทั้งนี้ ผู้รวบรวมข้อมูลต้องสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะได้รวบรวมข้อมูลได้ถูกแหล่ง

2. ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมของบุคคล หน่วยงานหรือองค์กรภายนอก เช่นข้อมูลทางด้านสถิติต่างๆ จากหน่วยงานสำนักงานสถิติแห่งชาติซึ่งการใช้งานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ควรมีการตรวจสอบความสอดคล้องของข้อมูลโดยการเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้มากับข้อมูลขององค์กรอื่นๆ ด้วย ซึ่งการตรวจสอบแบบนี้จะช่วยลดความผิดพลาดในการนำข้อมูลมาใช้

2. การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึง วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการคำนวณหรือการเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ หรือตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน โดยการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้ 3 ประเภท คือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล และการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

2.1 การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ

การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลในยุคเริ่มต้นที่ใช้มาตั้งแต่ในอดีต อุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ กระดาษ ลูกคิด และเครื่องคิดเลข การประมวลผลข้อมูลในลักษณะนี้เหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนน้อย การคำนวณไม่ยุ่งยาก ไม่ซับซ้อน และไม่ต้องการความเร่งด่วนในการประมวลผล

2.2 การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล

การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลที่อาศัยแรงงานมนุษย์ร่วมกับเครื่องจักรกล เช่น การคำนวณด้านบัญชีด้วยเครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) นิยมใช้กับข้อมูลที่มีจำนวนไม่มากและต้องการได้ผลลัพธ์ด้วยความเร็วระดับปานกลาง โดยการประมวลผลประเภทนี้จะประมวลผลได้รวดเร็วและถูกต้องมากกว่าการประมวลผลด้วยมือ

2.3 การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ (Electronic Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เนื่องจากมีความถูกต้องและรวดเร็วกว่าการประมวลผลข้อมูลด้วยมือ และเครื่องจักรกล โดยการประมวลผลข้อมูลประเภทนี้จะใช้คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลัก ซึ่งสามารถรองรับข้อมูลที่มีปริมาณมากและมีความซับซ้อน อีกทั้งการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ยังให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว

1. ลำดับการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ มี 3 ขั้นตอน ดังนี้

1) การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นขั้นตอนการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางหน่วยรับข้อมูล (Input Unit) เช่น การป้อนข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักขระทางแป้นพิมพ์ การรับข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน

2) การประมวลผล (Process) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการนำเข้ามาจัดการโดยผ่านกระบวนการต่างๆ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล

3) การแสดงผล (Output) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลไปใช้ประโยชน์หรือแสดงผล โดยผ่านทางหน่วยแสดงผล (Output Unit) เช่น การแสดงผลทางจอภาพ การแสดงผลทางกระดาษพิมพ์

2. วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์นั้นจำเป็นต้องผ่านการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศก่อน จึงสามารถนำสารสนเทศเหล่านั้นไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งวิธีการประมวลผลข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ แบ่งเป็น 2 วิธี ดังนี้

1) การประมวลผลแบบแบตช์ (Batch Processing) เป็นการประมวลผลโดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่งหรือหลายช่วงเวลา ก่อนนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผล โดยการประมวลผลจะดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งการประมวลผลวิธีนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลได้มากกว่าการประมวลผลแบบอื่น เช่น ระบบคิดดอกเบี้ยของธนาคารทุก 6 เดือน การคิดค่าน้ำและค่าไฟฟ้าทุกสิ้นเดือน โดยการประมวลผลแบบแบตช์มีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้

ข้อดี	ข้อเสีย
1. เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณข้อมูลมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลทันที 2. ง่ายต่อการตรวจสอบ เมื่อเกิดข้อผิดพลาดทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย	1. ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล 2. จำเป็นต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูล

2) การประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟ (Interactive Processing) เป็นการประมวลผลที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพธ์ทันทีหลังจากได้รับข้อมูลโดยการประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟที่พบเห็นได้ในปัจจุบันนี้มี 2 ประเภท ดังนี้

(1) การประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing) เป็นวิธีการนำข้อมูลที่รับเข้ามาประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์โดยตรง โดยข้อมูลที่นำเข้าไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกับคอมพิวเตอร์ที่ทำการประมวลผล เช่น การทำธุรกรรมทางการเงินด้วยเครื่องรับจ่ายเงินอัตโนมัติ (Automatic Teller Machine: ATM) ซึ่งรายการ

ธุรกรรมทางการเงินจะถูกส่งไปประมวลผลยังคอมพิวเตอร์ที่ให้บริการประมวลผลข้อมูลที่อาจอยู่ห่างไกลได้ในทันที และสามารถแสดงผลลัพธ์ยอดเงินคงเหลือในบัญชีได้ทันทีเช่นกันที่มีวัตถุประสงค์ในการให้ผลลัพธ์ในลักษณะทันทีทันใด นิยมใช้ร่วมกับการประมวลผลแบบ

(2) กรประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลออนไลน์ เช่น เว็บไซต์ที่ให้ผู้ใช้งานแสดงความคิดเห็นได้ และหลังจากแสดงความคิดเห็นแล้วเว็บไซต์จะแสดงผลลัพธ์ความคิดเห็นนั้น

บนหน้าเว็บทันที หรือการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมต่อกับเครื่องตรวจจับควันเพื่อป้องกันไฟไหม้ (โดยกำหนดว่า ถ้ามีควันมากและอุณหภูมิสูงผิดปกติถือว่าเกิดไฟไหม้) ซึ่งคอมพิวเตอร์จะต้องทำการประมวลผลอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา และถ้าประมวลผลแล้วสรุปได้ว่าเกิดไฟไหม้ คอมพิวเตอร์ก็จะสั่งให้น้ำสำหรับดับเพลิงที่ติดตั้งไว้ทำงานทันที

การประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟ

ข้อดี	ข้อเสีย
1. สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที 2. ข้อมูลที่นำเข้าจะเป็นข้อมูลที่ทันสมัย	1. มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้ 2. การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยากกว่าการประมวลผลแบบแบตช์

3. กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

1. การคำนวณ (Calculation) เป็นกรนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่สามารถคำนวณได้ มาผ่านกระบวนการทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร หาค่าเฉลี่ย การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบบการคำนวณ เช่น การคำนวณผลการศึกษาของนักเรียนการคำนวณภาษีเงินได้ การคำนวณดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร

2. การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดเรียงข้อมูลตัวเลข 1 ถึง 100 การเรียงจากน้อยไปมาก หรือการจัดเรียงตัวอักษรจากตัวแรกถึงตัวสุดท้าย ซึ่งการจัดเรียงข้อมูลจะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น เช่น การเรียงคะแนนสอบจากมากไปน้อย การเรียงชื่อของนักเรียนตามตัวอักษรภาษาไทยจาก ก ถึง ฮ

3. การจัดกลุ่มข้อมูล (Classifying) เป็นการจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่ม ประเภทหรือตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดกลุ่มนักเรียนตามเพศ การจัดกลุ่มข้อมูลภาพถ่ายตามวันที่ถ่ายภาพ ซึ่งการจัดกลุ่มข้อมูลจะทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น

4. การสืบค้นข้อมูล (Retrieving) เป็นการค้นหาและนำข้อมูลที่ต้องการจากแหล่งเก็บข้อมูล เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ เช่น การสืบค้นข้อมูลนักเรียนจากรหัสประจำตัว การคันหาหนังสือในห้องสมุดจากชื่อผู้แต่ง

5. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป มารวมกันให้เป็นชุดเดียว เช่น การนำข้อมูลประวัติส่วนตัวของนักเรียน มารวมกับประวัติการศึกษาเป็นข้อมูลของนักเรียน 1 คน

6. การสรุปผล (Summarizing) เป็นการสรุปส่วนต่าง ๆ ของข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะส่วนที่เป็นสาระสำคัญ เช่น การสรุปผลการเรียนของนักเรียน การสรุปยอดรายรับ-รายจ่ายของครัวเรือนในแต่ละเดือน

7. การทำรายงาน (Reporting) เป็นการนำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลมาจัดพิมพ์ในรูปแบบรายงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบกระดาษ เว็บไซต์ หรือสื่อต่าง ๆ เช่น รายงานผลการตรวจสุขภาพ สมุดรายงานผลการเรียนของนักเรียน หรือรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านเว็บไซต์ของโรงเรียน

8. การบันทึก (Recording) เป็นการจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ลงสื่อหรืออุปกรณ์สำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวของนักเรียนแต่ละคนจากการป้อนข้อมูลผ่านทางแป้นพิมพ์ เพื่อบันทึกลงฐานข้อมูล

9. การปรับปรุงข้อมูล (Update) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและมีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยสมารถทำการเพิ่ม ลบ และแก้ไข เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องมากที่สุดซึ่งความถูกต้องและทันสมัยนั้นจะขึ้นอยู่กับความในการปรับปรุง เช่น การปรับปรุงยอดขายของร้นค้าออนไลน์ทุกสิ้นเดือน เพื่อทำให้ยอดขายมีความถูกต้อง หรือการปรับปรุงยอดเงินฝากทันทีหลังจากการทำธุรกรรมทางการเงิน

10. การสำเนาข้อมูล (Duplication) เป็นการดัดลอกข้อมูลจากข้อมูลตันฉบับ เพื่อไปบันทึกเป็นข้อมูลอีชุดหนึ่งที่เหมือนกัน โดยการสำเนาข้อมูลนั้น ต้องคำนึงถึงความถูกต้องด้านการละเมิดลิขสิทธิ์ และต้องได้รับอนุญาตจากผู้เป็นเจ้าของข้อมูลตันฉบับด้วย เช่น การทำสำเนาข้อมูลประวัติการศึกษาของนักเรียน เพื่อให้นักเรียนใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาต่อ

11. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการทำสำเนาข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนลงในสื่อหรืออุปกณ์จัดเก็บข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก ตามช่วงเวลาที่กำหนดแล้วนำไปเก็บแยกไว้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้ ในกรณีที่ข้อมูลตันฉบับเกิดปัญหา สูญหาย หรือถูกทำลาย เช่น การสำรองข้อมูลประวัติของนักเรียนทุกสิ้นเดือน

12. การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นกระบวนการในการนำข้อมูลที่เสียหาย สูญหายหรือถูกทำลายจากสาเหตุต่าง ๆ ให้กลับคืนมาอยู่ในสภาพที่สามารถน้ำมาใช้ประโยชน์ได้ดังเดิม ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความละเอียดอ่อนและซับซ้อน จะต้องกระทำด้วยความระมัดระวังโดยบุคคลที่มีความชำนาญ เช่น การกู้ข้อมูลทะเบียนประวัติของนักเรียนจากปัญหาไฟฟ้าลัดวงจร ทำให้จานแม่เหล็กสำหรับเก็บข้อมูลเกิดความเสียหาย

13. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง โดยผ่านตัวกลางการสื่อสาร เพื่อให้ข้อมูลนั้นสามารถไปยังจุดหมายปลายทางได้ เช่น การสนทนาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Chat)

14. การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นกระบวนการในการลดขนาดข้อมูลเพื่อให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ หรือเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลต่อไปยังปลายทางได้รวดเร็วขึ้น ทำให้ประหยัดเวลาในการส่งข้อมูลหากัน ตัวอย่างการบีบอัดข้อมูล เช่น การส่งภาพผ่านระบบสนทนาบนอินเทอร์เน็ต ระบบจะทำการบีบอัดภาพก่อนส่งไปยังผู้รับ เพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพได้เร็วขึ้น

4. ชั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1) ขั้นตอนการเตรียมเพื่อนำเข้าข้อมูล (Input) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสม และสะดวกในการประมวลผล ซึ่งมี 4 ขั้นตอน ดังนี้

ㆍการลงรหัส (Coding) เป็นการใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวก รวดเร็วต่อการประมวลผล ช่วยให้ประหยัดเวลาและพื้นที่ โดยรหัสสามารถเป็นได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร เช่น ข้อมูลเพศของนักเรียน ให้รหัส M แทนเพศชาย รหัส F แทนเพศหญิง หรือการใช้รหัสแทนชื่อแผนกในการทำงาน

ㆍ การตรวจสอแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและเหมาะสมที่สุดก่อนนำไปประมวลผล เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลหรืนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกไป เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของคะแนนสอบของนักเรียนก่อนนำไปประมวลผล หากพบความผิดพลาดให้ดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้องก่อนนำคะแนนเหล่านั้นไปคำนวณหาผลการเรียนเฉลี่ยหรือเกรด

ㆍการแยกประเภทข้อมูล (Classifying) เป็นการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะข้อมูลหรืตามลักษณะงานที่จะนำข้อมูลไปใช้ เพื่อความสะดวกในการประมวลผลครั้งต่อไป เช่น การแยกข้อมูลประวัติตามชั้นเรียน การแยกคะแนนสอบตามรายวิชา การแยกสินค้าในร้านตามประเภทของสินค้า

ㆍการบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปของสื่อหรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปแบบคอมพิวเตอร์ สามารถเข้าใจและนำไปประมวลผลได้ เช่น การบันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็กหรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ต่อไป

2) ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Processing) เป็นกระบวนการจัดการกับข้อมูล เพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ โดยนำข้อมูลที่จัดเตรียมไว้เข้าสู่คอมพิวเตอร์ เพื่อทำการประมวลผลผ่านซอฟต์แวร์สำหรับประมวลผลต่างๆ จนกระทั่งได้ผลลัพธ์ที่เป็นสารสนเทศที่ถูกต้องและตรงตามความต้องการ โดยการประมวลผลนั้น อาจเป็นการคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การสืบค้นข้อมูล การรวบรวมข้อมูล การสรุปข้อมูล หรือการปรับปรุงข้อมูลก็ได้

3) ขั้นตอนการนำไปใช้ประโยชน์และแสดงผลลัพธ์ (0utput) เป็นการนำไปใช้ประโยชน์และการแสดงผลลัพธ์ เป็นขั้นตอนหลังจากผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว ซึ่งเป็นชั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่าย หรือสามารถส่งต่อและนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้ เช่น การนำเสนอในรูปแบบรายงาน การนำเสนอในรูปแบบแผนภูมิ เช่น รายงานแสดงยอดขายรายเดือน รายงานแนวโน้มยอดขายไตรมาสถัดไป รายงานแผนภูมิระดับผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3 ของโรงเรียนแห่งหนึ่ง

3. การใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

การจัดการข้อมูลและสารสนเทศในปัจจุบันมีการนำซอฟต์แวร์ต่างๆ มาช่วยในการจัดการข้อมูล  โดยมีทั้งซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล และซอฟต์แวร์ที่ใช้เพื่อการนำเสนอข้อมูล

3.1 ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลถือเป็นตันทางและเป็นส่วนสำคัญของการได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้จะถูกสร้างเป็นแบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อใช้ในการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลตามที่ต้องการ ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลที่น่าสนใจ มีดังนี้

1. ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access

2. ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต เช่น Google Docs, Google Sheets, Google Forms, Microsoft Forms

3.2 ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่ต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับประเภทข้อมูล หรือวัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูลนั้น โดยซอฟต์แวร์ที่ไช้สำหรับการประมวลผลข้อมูลนั้น มี 2 ประเภท ดังนี้

1. ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป เช่น Microsoft Excel, Google Sheets, SPSS, Power BI

2. ซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อประมวลผลข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น ซอฟต์แวร์เพื่อประมวลผลข้อมูลทางการแพทย์ ซอฟต์แวร์เพื่อประมวลผลข้อมูลทางด้านวิศวกรรม ซอฟต์แวร์เพื่อประมวลผลข้อมูลสภาพอากาศ

3.3 ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับสร้างและนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูลเป็นส่วนที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกหน่วยงานหรือองค์กร เพราะหากเรามีข้อมูลที่ดีเพียงใดแต่ขาดการนำเสนอข้อมูลที่ดี ไม่สามารถทำให้ผู้ที่นำข้อมูลไปใช้งานเข้าใจหรือเห็นภาพการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ กระบวนการทั้งหมดที่ทำมาตั้งแต่เริ่มต้นจนได้ข้อมูลที่เป็นสารสนเทศก็ไร้ประโยชน์ ดังนั้น การนำเสนอจึงจำเป็นและต้องรู้จักนำเสนอ เพื่อให้นำข้อมูลนั้นไปใช้งานได้อย่างเหมาะสมกับงานตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยต้องเลือกไช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างและนำเสนอข้อมูลมีให้เลือกใช้จำนวนมาก ซึ่งซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างและนำเสนอข้อมูลไม่ใช่มีเพียงแค่ซอฟต์แวร์ในการทำ Slide Presentation เพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างและนำเสนอข้อมูลในปัจจุบันนี้มีหลายประเภท ดังนี้

1. ซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในการสร้างและนำเสนอข้อมูลแบบ Slide Presentation เช่น Microsoft PowerPoint, Keynote, SlideDog, OpenOffice Impress, Kingsoft Presentation ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งลงบนคอมพิวเตอร์ หรือจะใช้ซอฟต์แวร์ที่เป็นแบบออนไลน์ผ่านเน็ต เช่น Visme, Prezi Next, Haiku Deck, Emaze, Google Slide

2. ซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในการสร้างภาพการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ เช่น Microsoft Excel,SPSS, Power BI

3. ซอฟต์แวร์เพื่อการสร้างภาพอินโฟกราฟิก เช่น Photoshop, Illustrator

4. ซอฟต์แวร์เพื่อการสร้างและนำเสนข้อมูลด้วยเทดโนโลยีความเป็นจริงเสริม (AR) เช่น Unity, HP Reveal, Blippar, Artivive

5. ซอฟต์แวร์เพื่อการสร้างและนำเสนอข้อมูลด้วยเทคโนโลยีความจริงเสมือน (VR) เช่น Unity, LiveTour, Cupix, BRIOVR, IrisVR Suite

6. ซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในการสร้างภาพ 3 มิติ เช่น Autodesk, 3ds Max, SketchUp, Blender

สรุป

การรวบรวมข้อมูล

เป็นขั้นตอนการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ เพื่อนำข้อมูลไปประยุกต์ใช้ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับงาน โดยทั่วไปวิธีการรวบรวมข้อมูลและประเภทของข้อมูลที่รวบรวมจะขึ้น อยู่กับวัตถุประสงค์ของงานที่กำลังทำอยู่ การรวบรวมข้อมูลจะมีวิธีการและแหล่งที่มาแตกต่างกันไป หากพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มาสามารถแบ่งเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิ และข้อมูลทุติยภูมิ

การประมวลผลข้อมูล

เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการคำนวณหรือการเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์หรือตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน โดยการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้ 3 ประเภท คือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล และการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

การใช้ซอฟต์แวร์ในกรจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

การจัดการข้อมูลและสารสนทศในปัจจุบันการนำซอฟต์แวร์ต่างๆ มาช่วยในการจัดการข้อมูล โดยมีทั้งซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล และซอฟต์แวร์ที่ใช้เพื่อการนำเสนอข้อมูล